Capacitación en Gerencia de Proyectos

¿Capacitar a las organizaciones en gerencia de proyectos?

En actualidad vemos que las empresas tienen claro que el recurso más importante con el que cuentan es la gente que las conforma. Por todos lados se oye hablar de la importancia que tiene para el desempeño organizacional, el conocimiento acumulado, tanto en los integrantes de una organización, como en la organización misma.

El Knowledge Management, como se le ha dado a llamar , consiste en transferir el conocimiento y experiencia existente entre sus miembros, de tal forma que pueda ser utilizado como un recurso disponible para otros en la organizaciòn.

Sin embargo, en pocas ocasiones las organizaciones reconocen que es cada vez más demandante la tarea de administrar eficientemente sus proyectos, por lo que importante trabajar desde ese nivel, la parte humana de la compañía, para dar mejores resultados tanto en la parte técnica como operativa del negocio.

También se ve que muchas empresas , se están dedicando a adoptar prácticas estandarizadas y estructuradas de administración de proyectos. El mismo Project Management Institute (PMI©) ha reportado que cada vez más empresas utilizan metodologías y herramientas que permiten una administración profesional de sus proyectos.

Para que las organización puedan adoptar una cultura de administración de proyectos, tendrá que efectuar cambios en sus políticas y procesos para instrumentar el cambio “técnicamente”. Sin embargo, éste es un cambio cultural que necesita ser asimilado y entendido por las personas que trabajan directamente con la ejecución de los proyectos, por tanto los procesos y/o metodologías de administración de proyectos requieren de un convencimiento y ejemplificación clara de que realmente agregan valor al trabajo diario de las personas. En este punto es donde se tiene que empezar con este cambio de cultura, con una estrategia de capacitación e involucramiento en todos los niveles organizacionales de una empresa.

Si la organización no tiene bien definida una estrategia de capacitación en administración de proyectos, ésta estará más propensa a cometer errores estratégicos en la implementación del proceso de capacitación. Algunos ejemplos son:

• Dejar absoluta libertad a los involucrados en el proceso para escoger en el mercado la capacitación que tomarán:Cuando esto sucede, la calidad de la capacitación recibida puede ser heterogénea. Entonces el problema principal no será este, sino que la capacitación recibida no estará suficientemente estandarizada. Al darse esta situación de que los involucrados salgan al mercado a buscar capacitación,sin una idea clara de lo que se requiere, se tendrá capacitación cuyos resultados serán definitivamente mediocres.

• La misma capacitación para todos los niveles:Muchas veces se decide capacitar de la misma forma a todos los involucrados en la realización de proyectos por lo que directivos, patrocinadores, líderes de proyecto y miembros de los equipos de trabajo tendrán el mismo enfoque, el cual no corresponde necesariamente con los roles específicos que estas personas desempeñarán en la realización de los proyectos.
  
• Las personas y la organización no Aprehenden:Esta palabra no esta mal escrita. Hay una diferencia básica entre aprender y aprehender. El significado de esta palabra implica mas que adquirir conocimientos. Implica que, la persona capacitada, una vez que adquirió nuevos conocimientos, regresa a su trabajo o a su vida diaria y modifica su actuación en base al conocimiento adquirido.

Una estrategia integral:

Se dice que capacitación no es suficiente nunca. El esfuerzo de aprendizaje de la organización, tiene que estar acompañado por las estrategias descritas a continuación. Como mínimo dos de ellas:

1.Una Metodología corporativa de Administración de proyectos. Estandarizada, ágil que todos los miembros de la organización utilizan de forma obligatoria al administrar sus proyectos.

2.Compromiso total de la alta dirección.

3.Una estrategia formal de Cambio cultural, que se enfoque a difundir los beneficios organizacionales y personales

4.Una Oficina de Proyectos (PMO): que coordine todos los esfuerzos.

Como conclusión podemos decir que el factor más importante en la adopción de la Administración de Proyectos, es la capacitación, ya que no se puede ni debe verse como un elemento aislado.La capacitación que se va a realizar , debe tener un balance entre Segmentación por involucrados en la Administración de Proyectos y Estandarización de las herramientas, lenguaje y conocimientos transmitidos. Por lo tanto debe ser un esfuerzo planeado, diseñado y medido.